【服务类】2025年新能源院会务服务公开询价公告

为建立高效的会务筹备流程，确保在接到会议或活动需求时，能迅速响应并完成场地预订、设备调试、餐饮安排等工作，保障活动按时顺利进行，****点击查看****点击查看设计院(下称“发包人”)现需采购专业的会务服务，通过公开询价，选择2~3家会务承包单位以保障日常会务活动的顺利进行。

拟承办会议活动（地点：**各地）,包括专家咨询费处理、场地租赁、设备租赁（音响、投影仪等）、会议布置（舞台搭建、背景板制作等）、餐饮服务、参会人员交通接送等服务。

2.2.1活动策划与组织

（1）制定详细的活动策划方案，包括活动流程设计、节目安排、互动环节策划等，确保活动内容丰富、新颖，符合活动主题和目标受众需求。方案需经我方审核通过后方可执行。

（2）负责活动现场的整体组织协调工作，包括工作人员分工、任务分配、现场调度等，确保活动现场秩序井然、高效运作。

（3）承包方具体会务负责人接收发包方工作任务书后，独立负责整场会务的组织、协调等各项具体工作。

2.2.2场地布置与搭建

（1）根据活动主题和场地特点，进行创意性的场地设计，包括舞台设计、背景板设计、灯光音响设计、展示区设计等，营造出与活动主题相符的氛围。设计方案需提前提交我方审核。

（2）负责活动场地的搭建和布置工作，包括舞台搭建、背景板安装、灯光音响设备安装调试、展示区布置、桌椅摆放等，搭建和布置工作应符合安全标准，确保活动现场的安全性。

（3）在活动结束后，负责场地的拆除和清理工作，恢复场地原状。

2.2.3会议资料制作

（1）设计并制作活动所需的各类会议资料，包括会议手册、议程表、嘉宾介绍册、宣传资料、邀请函等，资料内容应准确、清晰，设计风格应与活动主题一致。

（2）负责会议资料的印刷和装订工作，确保资料的印刷质量和数量满足活动需求。

2.2.4设备租赁与技术支持

（1）提供活动所需的各类设备租赁服务，包括音响设备、灯光设备、投影仪、电子显示屏、舞台设备等，设备应性能良好、运行稳定，满足活动现场的使用需求。

（2）配备专业的技术人员，负责设备的安装调试、操作维护和技术支持工作，确保设备在活动期间正常运行。在活动过程中，如设备出现故障，应及时进行维修或更换，确保活动不受影响。

2.2.5嘉宾接待与服务

（1）制定详细的嘉宾接待方案，包括嘉宾行程安排、接送站（机）服务、住宿安排、餐饮安排、活动陪同服务等，为嘉宾提供全方位、个性化的优质服务。

（2）负责嘉宾的签到工作，设置签到台，安排专业的签到人员，确保签到工作高效、有序进行。

（3）在活动现场，安排专人负责嘉宾的引导和服务工作，解答嘉宾的疑问，提供必要的帮助，确保嘉宾在活动期间感受到热情、周到的服务。

2.2.6活动宣传与推广（如有）

（1）制定活动宣传推广方案，包括线上宣传和线下宣传，通过多种渠道对活动进行宣传推广，提高活动的知名度和影响力。宣传推广方案需提前提交我方审核。

（2）负责活动相关宣传物料的设计和制作，包括海报、宣传单页、视频等，宣传物料应设计精美、内容吸引人，能够有效传达活动信息。

（3）利用社交媒体平台、行业网站、新闻媒体等渠道对活动进行宣传报道，及时发布活动信息和亮点，吸引更多的关注和参与。

2.2.7活动摄影与摄像（如有）

（1）安排专业的摄影摄像团队，负责活动现场的摄影摄像工作，拍摄活动的精彩瞬间、重要环节和嘉宾风采，为活动留下完整的影像资料。

（2）在活动结束后，及时对拍摄的照片和视频进行整理、编辑和后期制作，制作成活动照片集和视频资料，交付我方使用。

（1）具体会务时间安排以活动日程为准。服务应涵盖活动筹备期、举办期及后续收尾工作。

（2）本次采购会务服务期限截止日期为：2026年12月31日

报价人必须满足的条件：

（1）在中华人民**国境内依法组建、注册、具有独立法人资格的组织机构。

（2）具备丰富的会务服务经验，具有服务**各地会议的能力；近1年内(2024年1月1日起）至少成功承办过10场30人及以上规模活动，需提供相关合同、会议资料或证明材料复印件。

（3）拥有专业的策划、执行团队，团队成员具备相关专业资质和丰富的实践经验，提供团队成员名单及社保证明材料复印件。

（4）提供两份大型会议服务活动的全套策划方案以及合同（合同金额50万及以上）

（5****点击查看银行资信和商业信誉，经营状况良好，且最近三年无违法、违规行为，无行业处罚、惩戒等不良执业记录，未出现资不抵债或连续两年亏损。

(1)凡满足本公告规定的报价人资格要求并有意参加报价者，请于2025年8月2日17:00前（**时间，下同）登****点击查看设计研究院有限公司采购信息平台（https://www.****点击查看.cn/gys/），以下简称“中南院采购招标信息平台”)在线报名。

(2)已报名且通过审核的，请自行在中南院采购招标信息平台（https://www.****点击查看.cn/gys/）下载询价文件电子版。

(3)未入库潜在报价人欲参加报名的，需在中南院采购招标信息平台（https://www.****点击查看.cn/gys/）进行供应商账号注册，账号审核后方可报名。供应商注册咨询电话0731-****点击查看3853,0731-****点击查看2313。

6.1报价文件应按第五章“报价文件格式”要求编写成册，并编制目录。版式用A4纸(附图、附表除外)，文字用中文简体。报价文件应采用不褪色的材料书写或打印，并由报价人的法定代表人或其委托代理人签字并盖单位章。

6.2报价文件应当对询价文件有关工期、报价有效期、质量要求、技术要求、采购范围等实质性内容作出响应，如有异议应逐条提出，并按照本询价文件第五章相应要求填写偏差。采购人将不考虑报价人未在偏差表中列明的任何偏差。

6.3报价文件电子版文件格式为签字盖章版PDF和可编辑Word、EXCEL等，图纸为可编辑AUTOCAD格式（如有）。

1、本次报价采用线上和线下同步报价的方式，报价截止时间为2025年08月05日17:00。（线上和线下都必须按要求完成报价）

（1）各潜在报价人需要于报价截止时间前在中南院采购招标信息平台（https://www.****点击查看.cn/gys/）线上提交报价，并上传完整版电子报价文件（报价文件正本（含签字、盖章）的扫描文件（PDF版）和对应内容的Word版文件以及EXCEL版价格表）于报价截止时间前线上提交报价。

（2) 纸质报价文件递交方式：纸质版报价文件(一正一副)及电子版报价文件(U盘)一起密封后，在规定报价文件递交截止时间前通过快递的形式提交(统一发顺丰快递)，并确保在开标前能送达。

收件地址及信息如下：

收件人：符诗玲，电话：159****点击查看5273；
收件地址：**省**市**区香樟东路16号。

报价人必须在快递外包装上以明显方式，标识出报价人名称和参加的采购项目，否则采购人有权拒收报价文件。

2、逾期提交的或者未按要求提交的报价文件，采购人不予受理。

3、上述时间和地点如有变动，采购人将及时通知所有回函参加本次询价的供应商。

4、报价人须访问****点击查看主页（https://www.****点击查看.cn），点击 右侧【采购信息平台】，在采购招标信息平台(或直接访问https://www.****点击查看.cn/gys)页面右侧，点击“创建新的供应商”，在页面按钮选择“建筑安装工程、工程服务及其他类供应商注册”进行名称注册，并在名称注册通过后填写合格供应商申请资料。报价截止时间之前未按本要求完成注册、填报申请资料的，其报价文件在开标时将不被接受。注册网站技术问题咨询电话：0731-****点击查看3214，注册、申报资料审核咨询电话：0731-****点击查看3853/****点击查看2313。

本次采购在中南院采购招标信息平台（https://www.****点击查看.cn/gys/）发布。

采购机构：****点击查看

联系地址：**省**市**区香樟东路16号博远大厦

联 系 人：刘先生

联系电话：188****点击查看7516

接收邮箱：****点击查看@163.com

邮政编码：410014

联系人：孔经理

电话：0731-****点击查看3853

电子邮箱：****点击查看@msdi.cn

投标人或者其他利害关系人认为本次采购活动存在违规违纪行为的,可以书面形式向监督机构提出投诉。

监督机构:****点击查看审计监察部

监督电话：0731-****点击查看5487